Postępowanie powypadkowe przeprowadza zespół powypadkowy. Obowiązek powołania tego zespołu ciąży na pracodawcy (§ 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 28.7.1998 r. w sprawie ustalania przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich udokumentowania, a także zakresu informacji zamieszczonych w rejestrze wypadków przy pracy Dz. U. Nr 115, poz.  744 ze zm.) Ustalenie okoliczności i przyczyn wypadków jest przeprowadzane z ,,urzędu”  i nie jest do tego potrzebny żaden wniosek od poszkodowanego lub świadka wypadku skierowany do pracodawcy. Postępowanie powypadkowe powinno zostać wszczęte już w momencie powzięcia wiadomości o wypadku. Warto też przypomnieć, że brak widocznego skutku wypadku nie może być podstawą do zaniechania przeprowadzania takiego postępowania.

Zespół powypadkowy to dwóch równorzędnych członków bez przewodniczącego, przy czym jedna z tych osób reprezentuje pracodawcę, a druga pracowników. Nie mogą to być przypadkowe  osoby. Podstawową  zasadą określającą w § 3 przywołanego powyżej rozporządzenia w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy jest to, że w skład zespołu powypadkowego wchodzą:

· pracownik służby bhp – reprezentant pracodawcy,
· społeczny inspektor pracy – reprezentant pracowników.

Skompletowanie w/w składu zespołu jest oczywiście możliwe tylko w większych zakładach pracy, w których funkcjonuje służba bhp i jest wybrany społeczny inspektor pracy, to zamiast niego, w skład zespołu powypadkowego wchodzi przedstawiciel pracowników wybrany na podstawie art. 237123a Kodeksu pracy (tj. Dz. U. z 1998 r Nr 21, poz. 94 ze zm.), przez zakładowe organizacje związkowe, a jeżeli takie organizacje nie działają w zakładzie, przez pracowników w trybie przyjętym u danego pracodawcy ( § 4 w/w rozporządzenia).

W mniejszych zakładach zatrudniających (20 do 100 pracowników), w których pracodawca nie ma obowiązku tworzenia służb bhp, jej zadania może wykonać specjalista  spoza zakładu pracy.

Jeżeli pracodawca ze względu na małą liczbę zatrudnionych nie jest w stanie powołać zespołu powypadkowego w składzie dwuosobowym, w skład tego zespołu wchodzi:
· pracodawca oraz
· specjalista spoza zakładu pracy.

Uwaga!
Specjaliści ds. BHP  spoza zakładu pracy  muszą posiadać określone kwalifikacje oraz staż pracy przewidziane  rozporządzeniem z dnia 2 listopada  2004 r.  zmieniające rozporządzenie w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr  246, poz. 704).) 

Ustaleniem okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, który wydarzył się na terenie innego zakładu pracy powinien zająć się zespół powypadkowy powołany przez:

· pracodawcę poszkodowanego pracownika w obecności przedstawiciela pracodawcy, na którego terenie miał miejsce wypadek

albo

· pracodawcę, na którego terenie miał miejsce wypadek na wniosek pracodawcy poszkodowanego pracownika.